کاربردهای Data Validation در اکسل
Data Validation در اکسل را با مثال یاد بگیرید..
تولید لیست از دیتای انبوه(Data Validation در اکسل) با حذف اطلاعات تکراری در اکسل
در این مبحث باید بپردازیم به این که چگونه از یک دیتای انبوه یک لیست را تهیه کنیم.
بدیهی است که برای لیست کردن اطلاعات در اکسل باید از ابزار data validation استفاده کرد.
ولی در این بین چالشی وجود دارد که اگر تا آخر این مقاله با ما همراه باشید این ترفند را کار خواهیم کرد.
به فرض اطلاعات ما به شرح تصویر زیر میباشد:
حال در این حالت ما قبل از چالش اگر بخواهیم لیستی را تهیه کنیم،
ابتدا باید مقادیر اطلاعاتی را بنویسیم به شرح زیر:
سپس از دو حالت میتوانیم از ابزار بسیار کاربردی Data Validation در اکسل استفاده کنیم.
حالت اول این است که ازسربرگ data و زبانه data tools گزینه data validation را انتخاب کنید تا صفحه زیر باز شود.
و بعد از لیست Allow گزینه List را انتخاب میکنیم تا محدوده را وارد کنیم.
سپس همانند تصویر زیر محدوده را وارد خواهیم کرد.
حال محدوده انتخابی ما لیست شده میتوانیم از خانه ای که لیست کردیم این اطلاعات را انتخاب کنیم.
و راه دوم برای اینکه اطلاعات را لیست کنیم
باید از کلید های ترکیبی در کیبورد به شرح زیر استفاده کنیم:
Alt+D+L
ولی در حالت دوم فرض میکنیم دیتای لیست ما از بین هزاران سطر خواهد بود و مابین آنها بیشر از ۹۵% تکراری میباشد.
پس برای استخراج این اطلاعات بایدابتدا دیتای تکراری آنها را خارج کنیم سپس انها را لیست قرار دهیم.
اولین کاری که انجام خواهیم داد به شرح زیر باید اطلاعات را از ستون کپی کنیم.
برای انتخاب راحت ستون میتوانید از کلید ترکیبی زیر استفاده کنید:
Ctrl+Shift+down
میخواهم کاربرد تابع VLOOKUP را یاد بگیرم !
میخواهم کاربرد تابع HLOOKUP را یاد بگیرم !
سپس باید این ستونی که کپی کردیم را در یک محدوده دیگر بار گذاری کنیم تا اطلاعات تکراری آن را حذف کنیم.
همانند تصویر زیر:
در تصویر بالا میبینید که اکثر اطلاعات تکراری میباشد
برای اینکه آنها را لیست کنیم باید تکراری ها حذف گردد.
برای اینکار از ابزار ضروری Remove Duplicates استفاده کنیم که به شرح زیر محدوده را باید در ابتدا انتخاب کنیم.
سپس ازسربرگ Data و زبانه data tools گزینه Remove Duplicates را انتخاب میکنیم.
همانطور که در تصویربالا مشاهده میکنید صفحه ای برای حذف دیتای تکراری برای ما نمایش داده میشود.
ولی گزینه ای به نام My Data Has Headers وجود دارد
که اگر تیک آن فعال باشد خانه اول ما را به عنوان سر ستون انتخاب خواهد کرد
ولی گر فعال نباشد ستون بالایش را انتخاب میکند.
که در این مثال هم درست این است که تیک فعال نباشد چون نیازی به سر ستون نیست..
در تصویر بالا مشاهده میکنین که پیغام حاوی حذف تمام دیتای تکراری در ان ستون میباشد و باقی مانده را نمایش میدهد.
حال به شرح تصویر زیر میتوانید از اطلاعات کل آن ستون لیستی را تهیه کنید:
پس باهم یاد گرفتیم که با چند ترفند ساده در اکسل چگونه میتوانیم کارهای خود را در اکسل سریع تر انجام دهیم.
دوستان و همراهان عزیز با ما در مقاله بعدی همراه باشید….
پاسخی بگذارید